1

Как планировать проект?

Опубликовано: 31.01.2016


Как успеть сделать проект к нужному сроку? Правильная организация или менеджмент проектной деятельности – одна из важнейших задач всей работы.

Планируйте с конца

Нельзя планировать проект шаг за шагом да еще и с точки старта – это почти гарантия, что вы не успеете. Планируйте с конца, опираясь на проектные задачи. При обратном планировании вы намного лучше видите риски и выход за пределы отведенного времени. Должна быть точка, когда все будет закончено, чтобы осталось время на подготовку к выступлению или презентации продукта.

Отталкивайтесь от даты презентации

Отталкивайтесь от даты, когда нужно представить результат, будь то защита, конференция или передача заказчику. За 7-10 дней до этого уже должен быть готов макет, устройство или постер/презентация (и все его составляющие – графики, диаграммы, рисунки, фото, схемы, тексты и т.д). Нужно проверить на полноту результаты работы: получилось ли то, что планировалось? Может оказаться, что тема, выносимая на защиту – не та, которую задавали исходно. Например, по ходу работы над браслетом вы могли увидеть, что он уже существует и стоит недорого. Зато вы сделали какой-то шаг в сторону или вперед, сделали другую вещь, добавили интересную функцию – это тоже этап развития.

Следуйте плану

Нужно разделить проект на несколько крупных задач, затем эти задачи разбить на более мелкие, а потом определить сроки и ресурсы. Список задач надо превратить в черновой план проекта со следующими столбцами: (1) перечень дел/задач , (2) период выполнения и дата готовности, (3) ответственные, (4) требуемые ресурсы – материалы, техника, помещение, добровольческая помощь, консультации экспертов, деньги и т.д. У каждой задачи должен быть исполнитель, который сможет ее выполнить, а из списка задач видно, какими навыками для этого должен обладать исполнитель. Календарный план содержит даты начала и завершения работ по каждой задаче (учитывая выходные и праздничные дни, отпуска, параллельные работы и т.п). Подготовленный командой календарный план согласовывается с ресурсным центром.

Ориентируйтесь на список закрытых задач

Правильное планирование подразумевает определение даты и списка закрытых задач – что к этой дате должно быть готово. Все задачи нельзя выстроить в одну линию: какие-то задачи существуют независимо друг от друга, а другие выполняются последовательно. При этом существует неуничтожимая базовая линия, без которой ничего не произойдет – с минимальными затратами она ведет к проектному результату. Задачи имеют разный приоритет и порождают линии новых действий (дополнительные функции, интерфейс, прототипирование и т.д). Линии могут быть разного цвета: красная – самая важная, синяя – обеспечивающая результат, черные – вспомогательные или усовершенствующие задачи, синие – инфраструктурные задачи.

Обозначьте контрольные точки

При таком способе планирования нужны промежуточные и контрольные результаты – контрольные точки. Набор контрольных точек есть в каждой линии. Например, если мы делаем устройство на базе Arduino, которое позволяет отправлять SMS в службу поддержки, то отображение информации на дисплее будет на вспомогательной линии (без дисплея можно и обойтись, хоть это и красиво), а вот без освоения работы с GSM-шилдом проект просто не получится. Такой способ планирования повышает предсказуемость.

Всегда оставляйте запас времени

Разбирая проект на задачи и определяя время их выполнения, можно понять, что в этом учебном году ученик успеет сделать только часть большой задачи и представит ее как готовый результат. А в следующим году он сможет либо сделать новую разработку, либо усовершенствовать старую. Таким образом, у вас появится ближний и дальний план. Не надо ждать, когда дети всё сделают, и давать им новую задачу – её можно включать параллельно в нужной точке.

Что делать, если вы не успели?

  • Вместе разберите ошибки, чтобы понять, как вы планировали время.
  • Обязательно нужен реабилитационный вариант: школьная конференция, конкурс на участие в летней школе. Тогда в следующем году ребенок сделает рывок и успеет.
  • Если вы не успели – значит, были проколы. Нужно проговаривать эти моменты и извлекать из них опыт.